Guide de l’utilisateur ProGesFin

Avant de commencer

ProGesFin (Pro Gestion Financière) tient les finances d’un patrimoine immobilier : il émet les loyers, enregistre les encaissements et les dépenses, suit les dépôts de garantie, tient un grand livre en partie double et produit les rapports (compte de résultat, flux de trésorerie, bilan, état locatif) et un tableau de bord. Il sert aussi bien au propriétaire de ses biens qu’au gestionnaire qui les administre pour le compte d’autres propriétaires.

Trois principes guident tout le logiciel :

Tout reste sur votre poste. Aucun compte, aucune connexion, aucune donnée envoyée. Le fichier de données est un fichier unique que vous sauvegardez.
ProGesFin enregistre, il n’encaisse pas. Vous recevez l’argent comme d’habitude (espèces, mobile money, virement…) et vous le notez ; le logiciel ne touche jamais aux fonds.
On ne modifie pas l’histoire, on la corrige. Une écriture comptable, un paiement ou une échéance ne s’effacent pas : ils se contre-passent ou s’annulent avec un motif, et l’original reste visible. C’est ce qui rend vos comptes vérifiables.

Vocabulaire

Terme	Sens dans ProGesFin
Profil	Votre façon d’utiliser ProGesFin : propriétaire de vos biens, société propriétaire, ou gestionnaire pour compte de tiers (chapitres 2 et 13).
Propriétaire	En profil gestionnaire, la personne ou la société pour le compte de qui vous gérez un bien : votre mandant. En profil propriétaire, c’est votre organisation elle-même.
Bien	Un immeuble, une villa, un studio… Un bien unique n’a qu’une unité louée d’un seul bail ; un ensemble (immeuble, maison locative, résidence…) a plusieurs unités louées séparément.
Unité	Ce qui se loue : l’appartement A2, la boutique du rez-de-chaussée, la chambre 3. Un bien unique a exactement une unité qui porte son nom.
Bail	Le contrat entre une unité et un locataire : loyer mensuel, jour d’échéance, dépôt de garantie, pénalités éventuelles. Une unité n’a qu’un bail actif à la fois.
Échéance	Une somme due par un locataire à une date : loyer d’un mois, dépôt de garantie, pénalité, charges refacturées.
Encaissement	Une somme reçue d’un locataire, affectée à une ou plusieurs échéances. Chaque encaissement a un reçu numéroté.
Avance locataire	La part d’un encaissement qui dépasse ce qui est dû ; elle est conservée au crédit du locataire et affectée plus tard.
Référentiel	Le plan de comptes : SYSCOHADA révisé (pays de l’OHADA), IFRS, ou PCG (France).

Champs obligatoires. Dans chaque formulaire, un astérisque signale un champ obligatoire (« * Champ obligatoire » en tête du formulaire) et le bouton ? à côté de son nom dit pourquoi il l’est. Un oubli s’affiche sous le champ, dans la langue du logiciel, et le curseur s’y place.

1. Installation et premier démarrage

macOS

Téléchargez le fichier ProGesFin_2.1.0_universal.dmg (macOS 11 ou plus récent, Apple Silicon et Intel) depuis progesfin.app.
Vérifiez l’empreinte si vous le souhaitez (page « Vérifier votre téléchargement » du site) : dans Terminal, shasum -a 256 ~/Downloads/ProGesFin_2.1.0_universal.dmg doit donner exactement l’empreinte publiée.
Ouvrez le .dmg, glissez ProGesFin dans Applications, puis lancez-le. L’application est signée et notarisée par Apple : aucune alerte de sécurité ne doit apparaître.
Au premier lancement, l’écran Bienvenue dans ProGesFin vous demande d’abord Comment utilisez-vous ProGesFin ?, puis vous fait configurer votre organisation (chapitre 2). L’essai gratuit de 30 jours commence à ce moment ; aucune saisie n’est nécessaire pour l’activer.

Windows (bêta)

Windows est disponible depuis la 2.0.4, en bêta. Le logiciel est exactement le même que sur macOS ; c’est l’installateur qui n’est pas encore signé par un certificat Authenticode.

Conséquence au premier lancement : Windows affiche « Windows a protégé votre ordinateur ». Cliquez sur Informations complémentaires, puis sur Exécuter quand même. L’avertissement ne réapparaîtra plus ensuite.

Avant d’installer, comparez l’empreinte SHA-256 du fichier téléchargé à celle publiée sur la page Télécharger de progesfin.app. Dans PowerShell :

Get-FileHash .\ProGesFin_2.1.0_x64-setup.exe -Algorithm SHA256

C’est cette empreinte qui garantit que le fichier vient de nous et n’a pas été altéré en chemin. Les mises à jour du logiciel, elles, portent une signature cryptographique vérifiée avant toute installation, signée ou non par Authenticode.

Si le téléchargement est bloqué ou si le fichier disparaît

Votre navigateur signale les exécutables peu téléchargés et demande confirmation : choisissez Conserver. Si le fichier s’évanouit ensuite du dossier Téléchargements, ce n’est pas une erreur de votre part — l’antivirus l’a écarté parce qu’il n’est pas signé. Deux solutions : l’autoriser depuis l’historique des téléchargements du navigateur, ou utiliser le paquet MSI, qui emprunte un autre chemin d’installation.

https://dl.progesfin.app/2.1.0/ProGesFin_2.1.0_x64_fr-FR.msi

Où ProGesFin s’installe

L’installateur n’exige aucun droit administrateur : il installe l’application pour votre compte uniquement. Vous la trouverez au menu Démarrer, et sur le disque dans :

%LOCALAPPDATA%\Programs\ProGesFin

Pas dans Program Files. C’est voulu — l’installation sans privilèges administrateur est plus simple et plus sûre — mais cela surprend qui va chercher l’application là où il en a l’habitude. Le paquet MSI, lui, s’installe pour toute la machine, dans Program Files, et demande les droits administrateur.

Un paquet MSI est également fourni, en français et en anglais, pour un déploiement en entreprise.

Linux

En préparation. Le logiciel est construit pour les trois systèmes ; la version Linux sera publiée lorsque sa distribution sera en place.

Où sont mes données ?

Dans un fichier progesfin.db, dans le dossier de données de l’application — ~/Bibliothèque/Application Support/com.sefen.progesfin/ sur macOS, %APPDATA%\com.sefen.progesfin\ sur Windows. Le chemin exact est affiché dans Paramètres › Sauvegarde (« Base de données »). Ce fichier contient tout : organisation, propriétaires, biens, locataires, baux, écritures, reçus. Sauvegardez-le (chapitre 15).

Si vous utilisiez DirectProprio Finance 1.0, vos données sont reprises automatiquement au premier lancement de ProGesFin, après une sauvegarde vérifiée ; l’ancienne base est renommée, jamais supprimée, et un bandeau vous indique où se trouve la sauvegarde.

Passer d’une version 2.0 à la 2.1

Sauvegardez d’abord vos données (Paramètres › Sauvegarde), puis installez la mise à jour depuis Paramètres › À propos (chapitre 18). Au premier démarrage de la 2.1 :

ProGesFin vous demande comment vous l’utilisez, Propriétaire présélectionné : c’est ce que faisait le logiciel jusqu’ici. Plus tard reporte la question au prochain lancement ; Enregistrer ce profil la règle pour de bon.
Votre organisation devient le propriétaire de tous vos biens. C’est invisible tant que vous restez en profil Propriétaire.
Les localités corrigées sont appliquées à vos biens, et un bandeau l’annonce (« Région corrigée pour N biens »).
Un bien loué que l’ancienne version avait transformé en ensemble d’une seule unité est signalé par un bandeau (« N biens sont à restructurer »), sans être modifié (chapitre 3).
Aucune écriture comptable n’est modifiée : les totaux du tableau de bord et des rapports sont identiques avant et après la mise à jour.

2. Configurer votre organisation

L’organisation est l’entité qui tient les comptes : vous-même, votre société, votre agence.

Au premier démarrage, choisissez d’abord votre profil :

Propriétaire — vous gérez vos propres biens ;
Société propriétaire — vous gérez les biens d’une société que vous représentez (SCI, SARL…) ;
Gestionnaire pour compte de tiers — vous gérez les biens d’autres propriétaires (chapitre 13). Ce profil est réservé aux licences Pro et Cabinet, et ouvert pendant l’essai.

Continuer mène à la fiche de l’organisation, dont le premier champ suit votre profil : « Votre nom (bailleur) », « Raison sociale de la société » ou « Nom de l’agence ». Revenir au choix du profil permet de changer d’avis. Le profil se modifie ensuite dans Paramètres › Profil.

Paramètres compte huit onglets : Organisation, Profil, Licence, Sécurité, Sauvegarde, Taux de change, Journal d’audit, À propos. Dans Organisation :

Nom et forme juridique.
Pays : il fixe la devise (XOF pour le Bénin, EUR pour la France…), le référentiel comptable (SYSCOHADA pour les pays de l’OHADA, PCG pour la France, IFRS ailleurs), le format papier et le fuseau horaire. Changer de pays met à jour ces quatre réglages et vous dit ce qui a changé (« Pays changé : … ») ; ce que vous avez modifié vous-même pendant la même saisie est conservé, et les biens déjà enregistrés gardent leur devise.
Fuseau horaire : il fixe la date du jour du logiciel, même si l’ordinateur est réglé sur un autre fuseau. Un encaissement reçu à Cotonou peut ainsi être saisi depuis Montréal à la bonne date.
Devise de présentation : la devise dans laquelle le tableau de bord et les rapports sont présentés en premier. Chaque bien a sa propre devise ; les montants de devises différentes ne s’additionnent jamais implicitement. Quand il y en a plusieurs, le tableau de bord ajoute une carte Consolidé en …, au taux que vous avez saisi dans Paramètres › Taux de change.
Référentiel comptable : SYSCOHADA révisé, IFRS ou PCG. Le changer demande confirmation et ne réécrit pas l’historique : chaque écriture conserve le code de compte du moment où elle a été passée ; les états sont recalculés par rôle de compte.
Premier mois de l’exercice : 1 pour un exercice civil. Un autre mois donne un exercice décalé : le bouton « Année » devient « Exercice » et les périodes se lisent « Exercice 2026/2027 ».
Langue : français ou anglais, pour l’interface et les documents.
Mentions sur les documents : adresse sur deux lignes, téléphone, e-mail, identifiant légal (IFU, RCCM, SIRET…), format papier (A4 ou lettre), logo (PNG ou JPEG, 2 Mo au plus), signature et cachet (une image PNG détourée garde sa transparence). Ils apparaissent sur les reçus et les quittances.

« Paramètres enregistrés. » confirme chaque enregistrement.

3. Biens et unités

Écran Biens › Ajouter un bien. Le formulaire se déroule en trois temps.

Nature du bien — choisissez la carte Bien unique (appartement, villa, maison, studio, duplex, chambre, boutique, bureau, entrepôt, parking, terrain, autre) ou Ensemble à plusieurs unités (maison locative, immeuble d’habitation, résidence, immeuble mixte, centre commercial, immeuble de bureaux, autre).
Identité et localisation — nom du bien, adresse, pays puis ville : tapez les premières lettres, ProGesFin propose les localités connues (252 pays, 171 000 localités) ; une ville absente du référentiel est enregistrée telle quelle. Les régions suivent les découpages en vigueur (Bénin, Côte d’Ivoire, Mali, Burkina Faso, Congo, Guinée) et s’affichent dans votre langue. La devise suit le pays tant que vous ne l’avez pas modifiée. En profil gestionnaire, le propriétaire du bien est demandé ici.
Conditions de location (bien unique) ou Unités de l’ensemble (au moins deux) — pour chaque unité : libellé, type (la liste dépend du type de bien), loyer mensuel, dépôt de garantie, surface, statut Vacant ou Indisponible. Le statut Occupé ne se saisit pas : il se déduit de l’existence d’un bail.

Patrimoine. Les informations d’investissement ne se demandent plus à la création : elles se renseignent quand vous les connaissez. Après l’enregistrement, un encart vous le propose ; à tout moment, la tuile Patrimoine de la fiche du bien indique ce qui est renseigné, et Voir le patrimoine › Compléter (ou Modifier) ouvre : date et coût d’acquisition, frais d’acquisition, travaux d’amélioration, valeur estimée actuelle et date d’évaluation. ProGesFin en tire le coût de revient, la plus-value latente, le rendement brut et le taux de capitalisation. Tout est facultatif.

Ensuite, sur la fiche d’un bien :

+ Unité ajoute une unité à un ensemble ; le libellé doit être unique dans le bien.
Modifier un bien ou une unité : un changement de type de bien unique met à jour le type de son unité ; la devise d’un bien se verrouille dès qu’une opération existe. Une simple modification ne transforme jamais un bien unique en ensemble, ni l’inverse.
Restructurer… (dans le formulaire Modifier) fait passer un bien unique à un ensemble, ou un ensemble à un bien unique, par un assistant pas à pas : type du bien, unité existante ou conservée, autres unités, puis un récapitulatif Avant / Après et Restructurer le bien. Si un bail est en cours, l’assistant demande Que couvre ce bail ? : Tout le bien clôt le bail à la date que vous choisissez et propose ensuite le règlement du dépôt ; Seulement cette partie du bien le garde tel quel, loyer inchangé — il n’est jamais réparti automatiquement.
Archiver une unité la retire des saisies ; Remettre en service la ramène. Un ensemble garde toujours au moins deux unités : pour descendre à une seule, restructurez-le en bien unique.
Archiver un bien le retire des listes et des saisies sans rien effacer ; Afficher les biens archivés puis Restaurer le ramène.
Supprimer définitivement n’est possible que sans aucun historique (ni bail, ni échéance, ni paiement, ni dépense) ; il faut recopier le nom du bien pour confirmer. Un bien conserve toujours au moins une unité.

4. Locataires

Écran Locataires & baux › onglet Locataires. Le carnet est privé : nom, prénom, e-mail, téléphone au format international (+2290197000000), notes.

Rechercher un locataire par nom (avec ou sans accents), e-mail ou téléphone ; Trier par nom, score ou impayé.
Un e-mail ou un téléphone déjà utilisé par un locataire actif est refusé (la comparaison ignore les majuscules).
Modifier met la fiche à jour ; Supprimer efface définitivement un locataire sans aucun bail ; un locataire qui a eu un bail est archivé : il disparaît des listes, mais ses baux et ses reçus restent consultables.

La fiche du locataire. Cliquez sur son nom : coordonnées, informations complémentaires, fiabilité de paiement, les 12 derniers mois, ses baux en cours et passés, chaque échéance avec son retard, et les reçus et quittances émis. Nouvel encaissement (si un bail est actif) et Nouveau bail y sont à portée de main ; Tous les locataires ramène à la liste.

Le score de fiabilité de paiement, sur 100, avec un badge Or, Argent ou Bronze (Nouveau tant qu’aucun loyer n’a été évalué). Chaque loyer est évalué à partir du quatrième jour après son échéance : 100 points s’il est soldé au plus 4 jours après l’échéance, 70 jusqu’à 15 jours, 40 jusqu’à 30 jours, 20 au-delà, 0 s’il reste impayé ; le score est la moyenne de ces points. Le badge Or demande 90 au moins sur six loyers évalués, Argent 70 au moins sur trois. La date qui compte est celle de la réception du paiement ; un paiement contre-passé ne compte pas. Le score ne repose que sur l’historique des loyers, jamais sur la personne, et n’apparaît sur aucun document remis au locataire. La fiche détaille son calcul (« Comment le score est calculé »).

Informations complémentaires, toutes facultatives : profession et employeur ; contact d’urgence (nom, téléphone, lien avec le locataire) ; garant (nom, téléphone, adresse) ; pièce d’identité (type et numéro, sans copie). Si votre base n’est pas chiffrée, la fiche rappelle qu’elles sont conservées en clair (chapitre 16).

5. Baux

Onglet Baux › Nouveau bail, en cinq étapes :

Unité et locataire — seules les unités vacantes sont proposées ; le locataire doit exister dans le carnet. Le loyer et le dépôt sont préremplis depuis l’unité.
Durée et échéance — début du bail, fin éventuelle (vide = sans terme), jour d’échéance du loyer (le loyer d’un mois est dû ce jour-là, ramené au dernier jour du mois s’il n’existe pas), prorata du premier et du dernier mois si vous le souhaitez.
Conditions financières — loyer mensuel, dépôt de garantie et suivi des loyers à partir du : le premier mois dont ProGesFin émet le loyer. Un bail ancien démarre au mois de votre choix ; aucun loyer antérieur n’est réclamé sans décision explicite (les mois passés se reprennent par l’import de l’historique, chapitre 14).
Pénalité de retard — taux (en % du loyer, sur le solde restant ou le montant initial), délai en jours après l’échéance, plafond éventuel. Une seule pénalité par loyer, appliquée depuis l’écran Échéances.
Notes et référence de contrat (DP-BAIL-AAAA-NNNNNN attribuée automatiquement si vous n’en donnez pas).

Dès la création, les loyers dus jusqu’à la fin du mois courant sont émis et le dépôt de garantie est facturé (une échéance et une dette de restitution ; jamais un produit).

Pendant la vie du bail :

Modifier — jour d’échéance, loyer (appliqué aux prochaines échéances, jamais à celles déjà émises), fin, pénalités, notes.
Clore le bail — à la date voulue : les loyers de périodes postérieures et un dépôt facturé mais jamais versé sont annulés avec écriture inverse ; les échéances échues restent dues ; l’unité redevient vacante ; si un dépôt a été encaissé, son règlement est proposé (chapitre 9).
Annuler le bail — seulement s’il n’a reçu aucun paiement ; ses échéances impayées sont annulées avec lui. Un bail qui a reçu des paiements se clôt, il ne s’annule pas.
Deux baux ne peuvent pas couvrir la même unité sur des périodes qui se recoupent.

6. Échéances

Écran Échéances. Les loyers des baux actifs sont émis automatiquement chaque mois à l’ouverture du logiciel, sans doublon possible (un loyer par bail et par mois).

Émettre les loyers › Émettre jusqu’à dans 7, 30 ou 90 jours ou la fin de l’exercice : utile pour préparer les quittances à l’avance.
Nouvelle échéance manuelle — pour toute somme due hors loyer automatique : charges d’eau ou d’électricité refacturées, frais, régularisation. Choisissez l’unité, la catégorie, le libellé, le montant et la date.
Appliquer les pénalités — calcule et crée la pénalité contractuelle des loyers en retard, une seule fois par loyer, selon la clause du bail.
Annuler une échéance — avec un motif ; une écriture inverse est passée et l’échéance reste visible, barrée.
Statuts : due, partiellement réglée, en retard (échue et non soldée), réglée, annulée. Ils sont recalculés automatiquement.
Établir la quittance de loyer (PDF) apparaît sur chaque loyer intégralement réglé (chapitre 7).

7. Encaissements, reçus et quittances

Écran Encaissements › Enregistrer un encaissement. Enregistrez ici chaque somme reçue d’un locataire.

Choisissez le bail, la date de réception (Reçu le), le moyen (espèces, mobile money, virement, carte, chèque, autre), le montant et, si possible, la référence externe (numéro de transaction mobile money, référence de virement).
ProGesFin propose une affectation aux échéances ouvertes selon la stratégie d’affectation choisie : plus ancienne échéance d’abord (par défaut), loyers d’abord ou pénalités d’abord. À échéance égale, le loyer passe avant le dépôt de garantie, puis les charges, les autres sommes et les pénalités. Vous pouvez corriger les montants ligne par ligne ; la somme des affectations ne peut pas dépasser une échéance.
Un excédent devient une avance locataire : il n’est jamais perdu et sera affecté aux prochaines échéances.
Enregistrer et numéroter le reçu : le numéro REC-AAAA-NNNNNN est attribué automatiquement, sans trou.

La liste se filtre par dates (Du / Au) et par bien, au lieu de ne montrer que les dernières lignes.

Doublons — un encaissement identique (même bail, même montant, même date, même référence) est signalé ; s’il s’agit vraiment d’un second paiement, ajoutez la référence de la transaction ou cochez C’est un second paiement.

Reçu PDF — sur chaque encaissement, Enregistrer le reçu en PDF produit le reçu (numéro, date, moyen et référence, bail, payeur, bien et unité, une ligne par échéance affectée, avance éventuelle, total, montant en lettres, mentions, logo, signature et cachet de votre organisation), en français ou en anglais, au format A4 ou lettre. Il est enregistré là où vous le choisissez et conservé dans la liste des documents avec son empreinte ; il se réimprime à l’identique.

Quittance de loyer — sur chaque loyer intégralement réglé (écran Échéances), Établir la quittance de loyer de la période produit une quittance numérotée QUI-AAAA-NNNNNN (le numéro est attribué à la première émission et réutilisé à chaque réimpression) avec la période, le montant en chiffres et en lettres, la formule de quittance et le tableau des paiements ayant réglé la période. En profil gestionnaire, reçus et quittances nomment le bailleur et l’agence mandataire (chapitre 13).

Contre-passer — pour corriger un encaissement erroné : indiquez un motif (10 caractères au moins). L’encaissement est intégralement contre-passé (écriture inverse, échéances rouvertes), l’original reste visible avec la mention Contre-passé, et son reçu porte le filigrane « CONTRE-PASSÉ » s’il est réimprimé. Enregistrez ensuite le bon encaissement.

8. Dépenses

Écran Dépenses › Enregistrer une dépense : bien (et unité, facultatif), catégorie (entretien, eau et énergie, assurance, taxe foncière, honoraires, frais bancaires, intérêts, autres), fournisseur, libellé, montant, date.

Réglée immédiatement : charge au débit, trésorerie (selon le moyen) au crédit.
À payer : charge au débit, dette fournisseur au crédit ; la dette apparaît au bilan jusqu’à son règlement.

La liste se filtre par dates et par bien. Des dépenses en nombre se reprennent par l’import (chapitre 14).

9. Dépôts de garantie

Le dépôt de garantie est facturé à la création du bail (une échéance de catégorie dépôt), encaissé comme un encaissement ordinaire affecté à cette échéance, puis détenu : c’est une dette envers le locataire, jamais un produit. Le tableau de bord distingue les dépôts détenus (encaissés et non réglés) des dépôts à recevoir (facturés, non versés).

À la clôture du bail, ProGesFin propose le règlement du dépôt : saisissez la retenue éventuelle (réparations, impayés…) ; le remboursement est calculé, la somme des deux égalant toujours le dépôt détenu. L’écriture passe la dette au débit, la trésorerie (remboursement) et le produit « retenue sur dépôt » au crédit. Une dépense de réparation se saisit séparément (chapitre 8).

10. Comptabilité

Écran Comptabilité : trois onglets, sur la période choisie (jour, mois, trimestre, année ou exercice, ou période libre).

Journal général — toutes les écritures, filtrables par période, bien et devise ; chaque ligne porte le rôle logiciel du compte et son code dans votre référentiel. Une écriture ne se modifie jamais : une correction est une écriture inverse.
Balance des comptes — débit, crédit et solde par compte sur la période.
Plan de comptes — les comptes du référentiel choisi, avec leur rôle.

Exporter le journal (CSV, en clair)… écrit un fichier CSV (séparateur ;, encodage UTF-8 avec BOM) lisible par Excel et par votre cabinet comptable. Le fichier est en clair, même si votre base est chiffrée.

11. Rapports

Écran Rapports, par bien ou pour tout le portefeuille, sur la période choisie (mois, trimestre, année ou exercice, ou période libre), par devise :

Compte de résultat — produits, charges d’exploitation, résultat opérationnel net (NOI), financement et amortissements, résultat net.
Tableau des flux de trésorerie (méthode directe, IAS 7) — entrées, sorties, flux d’exploitation et de financement, trésorerie d’ouverture et de clôture.
Bilan à la date de fin — actif, passif et capitaux propres, résultat cumulé ; l’équilibre est vérifié.
État locatif — chaque unité avec son bail, son loyer, ses impayés et retards.
Indicateurs de performance par bien (annualisés sur la période) — loyer potentiel annuel, NOI annualisé, rendement brut, taux de capitalisation (NOI annualisé ÷ valeur estimée, à défaut coût d’acquisition). Un rappel signale les biens dont la valeur est inconnue (chapitre 3, Patrimoine).

12. Tableau de bord

Le tableau de bord recalcule tout depuis le grand livre, pour la période choisie et par devise (la devise de présentation d’abord). La période se choisit en haut de l’écran : Jour, Mois (par défaut), Trimestre, Année (ou Exercice si votre exercice est décalé) ou Période (du … au …) ; Aujourd’hui, Période précédente et Période suivante permettent de s’y déplacer. Chaque indicateur affiche sa définition en info-bulle :

Indicateur	Définition
Loyers attendus / réglés / restant dus	Loyers dont la période tombe dans la période choisie (hors annulés) ; part réglée ; différence.
Taux de recouvrement	Réglés ÷ attendus.
Encaissé (tout confondu), dont loyers	Paiements confirmés reçus dans la période, toutes catégories.
Dépenses	Dépenses engagées dans la période, réglées ou non.
Résultat d’exploitation	Produits − charges d’exploitation de la période (hors intérêts et amortissements).
Trésorerie	Solde caisse + banque + mobile money à la fin de la période.
Impayés (hors dépôts) / En retard	Solde impayé des échéances échues ; part dont l’échéance est dépassée aujourd’hui.
Dépôts détenus / à recevoir	Dépôts encaissés non réglés ; dépôts facturés non versés.
Avances locataires	Excédents de paiement non encore affectés.
Balance âgée	Impayés hors dépôts : non échu, 1-30, 31-60, 61-90, 90 jours et plus.
Occupation	Occupé ÷ (occupé + vacant) ; les unités indisponibles sont hors du parc louable.

Le point de caisse d’un jour. Choisissez Jour (le 7 octobre, par exemple) : pour chaque devise, ProGesFin affiche l’encaissé du jour, les contre-passations du jour, les dépenses réglées ce jour et le solde net du jour, les encaissements par moyen de paiement, la liste des encaissements et des contre-passations, et les échéances arrivant à terme ce jour. Point de caisse (PDF)… et Exporter le point de caisse (CSV)… l’enregistrent. Un encaissement contre-passé compte le jour de sa réception, et sa contre-passation le jour où elle est passée.

Plusieurs devises. Les blocs restent séparés par devise ; la carte Consolidé en … les additionne dans votre devise de présentation, au dernier taux connu à la fin de la période. S’il manque un taux, la carte le dit : saisissez-le dans Paramètres › Taux de change (devise de base, devise cotée, taux, date, source).

13. Gérer pour le compte de propriétaires

Ce chapitre concerne le profil Gestionnaire pour compte de tiers (Paramètres › Profil), réservé aux licences Pro et Cabinet et ouvert pendant l’essai. En profil Propriétaire ou Société propriétaire, rien de ce qui suit n’apparaît.

Mise en place. Un écran Propriétaires apparaît dans la navigation, avec un encart en trois étapes. 1. Vérifiez le propriétaire qui représente vos propres biens (il porte le nom de votre organisation) : s’il s’agit en réalité d’un mandant, renommez-le. 2. Créez vos autres propriétaires (Nouveau propriétaire : personne physique ou société, coordonnées, identifiant fiscal) avec leur mandat. 3. Affectez chaque bien à son propriétaire (Affecter) : tout l’historique du bien le suit. Dans Paramètres › Profil, indiquez la TVA de l’agence sur ses honoraires : 0 % si l’agence n’est pas assujettie ; l’honoraire est calculé hors taxe et le propriétaire le supporte toutes taxes comprises.

Mandats. Sur la fiche d’un propriétaire, Nouveau mandat ou avenant : référence, date de signature, date d’effet, taux d’honoraires (%), assiette (tout l’encaissé hors dépôts de garantie, ou les loyers encaissés seulement) et reddition des comptes (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Un avenant est un nouveau mandat daté : le mandat en cours se termine la veille, et son taux reste appliqué aux périodes passées.

Changer de propriétaire. Sur la fiche d’un bien, Changer de propriétaire : depuis l’origine (tout l’historique du bien suit ; possible tant que le bien n’a eu qu’un propriétaire et qu’aucune période n’a été arrêtée) ou à partir du une date (les opérations antérieures restent à l’ancien propriétaire, les dépôts de garantie détenus passent au nouveau). Une échéance antérieure à la date encore due, ou réglée après elle, bloque le changement : soldez-la, passez-la en perte, ou choisissez une autre date. L’historique des propriétaires reste consultable.

Reversements et apports. Enregistrer un reversement ou un apport : un reversement est une somme que vous versez au propriétaire, un apport une somme qu’il vous confie (pour des travaux, par exemple). ProGesFin indique le montant disponible à reverser sur la période affichée ; Reprendre ce montant le recopie. Un reversement s’enregistre une fois le virement fait : ProGesFin ne verse rien, il enregistre.

Compte rendu de gestion. Sur la fiche du propriétaire, pour la période voulue : encaissements, dépenses, honoraires (avec la TVA de l’agence), reversements et apports, et le solde à reverser. Compte rendu (PDF)… produit le document à remettre au propriétaire ; Compte rendu (CSV)… les mêmes chiffres pour un tableur. L’écran Propriétaires exporte aussi l’État des honoraires (CSV)… de tous vos mandants.

Arrêté de période. Une fois la période écoulée, Arrêter la période passe les honoraires en comptabilité et fige la période : plus aucune opération ne peut y être datée. Annuler l’arrêté (avec un motif de 5 caractères au moins) la rouvre ; seul le dernier arrêté s’annule.

Afficher un seul propriétaire. La liste en haut de l’écran (Tous les propriétaires par défaut) restreint le tableau de bord, les biens, les locataires et baux, les échéances, les encaissements, les dépenses, la comptabilité et les rapports — et leurs exports — aux biens d’un propriétaire. Un encart le rappelle (« Affichage limité à … ») ; Afficher tous les propriétaires lève le filtre. Les formulaires de saisie, eux, proposent toujours tous les biens.

Reçus et quittances. Ils portent l’en-tête, la signature et le cachet de l’agence, et nomment le bailleur : « Agence du Littoral, agissant en qualité de mandataire de Rita Agbo, bailleur des lieux… ». La numérotation ne change pas.

14. Import de données

Écran Import de données (section Système), pour reprendre vos données depuis Excel, LibreOffice ou un autre logiciel. Importez dans l’ordre : propriétaires (en profil gestionnaire), biens et unités, locataires, baux, enfin l’historique ; les dépenses, à tout moment une fois les biens en place. Chaque import se fait en quatre temps :

Fichier — type de données, format des montants (1 234,56 ou 1,234.56) et des dates (JJ/MM/AAAA, MM/JJ/AAAA ou ISO), et le choix du fichier. Chaque type a son modèle Excel (.xlsx) à télécharger — une feuille Données à remplir (listes déroulantes, colonnes déjà au bon format, aucun exemple à effacer), une feuille Instructions et une feuille Exemple — et un modèle CSV. Sont acceptés les classeurs .xlsx, .xlsm, .xls et .ods, et les fichiers CSV en UTF-8 (avec ou sans BOM), UTF-16, Windows-1252 ou Mac Roman : un CSV enregistré par Excel sous Windows comme sur Mac se lit tel quel ; le séparateur (;, , ou tabulation) est détecté.
Colonnes — la correspondance est proposée d’après les en-têtes (français ou anglais) ; corrigez-la si besoin ; les colonnes obligatoires sont signalées, avec un exemple tiré de la première ligne.
Vérification — rien n’est encore enregistré. Chaque ligne est à créer, doublon, ignorée ou en erreur, avec sa raison en clair et son numéro de ligne, celui du tableur. Télécharger le rapport (CSV) garde la liste. Une ligne en erreur bloque l’import, sauf si vous cochez Importer les lignes valides et laisser les erreurs de côté. Si l’import n’est pas possible, l’écran dit pourquoi ; sinon, Importer les lignes à créer lance l’enregistrement.
Résultat — le bilan par type d’objet. L’import est tout ou rien : la moindre erreur pendant l’enregistrement annule tout.

Ce qu’attend chaque fichier :

Propriétaires (profil gestionnaire) — une ligne par propriétaire, avec ses coordonnées.
Biens et unités — une ligne par unité louable ; les lignes de même nom de bien forment un ensemble (type par défaut : immeuble d’habitation ; une seule ligne : appartement). Types de bien et d’unité acceptés en français ou en anglais (« immeuble », « boutique », « chambre »…).
Locataires — une ligne par locataire. Un numéro local reçoit l’indicatif du pays de l’organisation ; un ancien numéro béninois à 8 chiffres reçoit le 01 du nouveau plan, et le zéro de tête perdu par le tableur est rétabli. Côte d’Ivoire, France et Canada suivent aussi leur plan national.
Baux — une ligne par bail, en cours ou terminé ; l’unité est retrouvée par nom de bien (et libellé d’unité pour un ensemble), le locataire par e-mail, téléphone ou nom + prénom. Le dépôt de garantie s’importe avec le bail, comme à la saisie. Le suivi des loyers commence par défaut au mois en cours : les mois antérieurs passent par l’historique, ils ne deviennent jamais des impayés implicites.
Historique et soldes d’ouverture — lignes de type charge (échéance due : loyer avec sa période, dépôt, pénalité, charges, autre), paiement ou solde (solde impayé à une date, en une seule ligne, imputé en report à nouveau — jamais en produit de l’exercice). Un paiement est affecté aux échéances exigibles à sa date — échues ou du même mois —, les plus anciennes d’abord ; le reste devient une avance locataire, et le numéro de reçu d’origine est conservé dans les notes (ProGesFin attribue sa propre numérotation). Un dépôt déjà porté par le bail est un doublon : la ligne est ignorée.
Dépenses — une ligne par dépense : avec un moyen de règlement, elle est réglée à sa date ; sans, elle reste à payer.

Une année à deux chiffres se lit comme dans Excel : 00 à 29 pour 2000 à 2029, 30 à 99 pour 1930 à 1999.

Historique des imports. Les 200 derniers lots y sont listés. Un lot de propriétaires, de biens ou de locataires importé par erreur s’annule (Annuler ce lot, avec un motif) tant que rien ne s’en sert ; ensuite, il est marqué « Déjà utilisé ». Un bail importé se retire par Annuler le bail ; l’historique et les dépenses se corrigent opération par opération (contre-passation, annulation).

15. Sauvegarde et restauration

Paramètres › Sauvegarde :

Sauvegarde rapide (dossier de l’application) ou Sauvegarder vers… (dossier de votre choix, par exemple un disque externe ou un dossier synchronisé) : une copie cohérente de la base est écrite avec son empreinte SHA-256 dans un fichier .sha256 à côté. Afficher dans le Finder (ou Afficher dans l’Explorateur sous Windows) ouvre son dossier.
Restaurer une sauvegarde… : choisissez le fichier. Si la sauvegarde est chiffrée, ProGesFin demande son mot de passe — celui qui était en vigueur quand elle a été faite. Viennent ensuite les contrôles (empreinte, intégrité, version, chiffrement) et une comparaison entre la sauvegarde et votre base actuelle (organisation, nombre de biens, d’unités, de locataires, de baux actifs, d’encaissements et de dépenses, date de la dernière activité). Cochez Je comprends que la base actuelle sera remplacée par cette sauvegarde, puis Restaurer.
Avant de remplacer quoi que ce soit, ProGesFin fait une copie de sécurité de la base actuelle (progesfin-avant-restauration-…), affichée à la fin avec son emplacement. Une sauvegarde d’une version antérieure est mise à niveau au passage.
Sont refusées : une sauvegarde dont l’empreinte ne correspond plus (fichier altéré), une sauvegarde faite par une version plus récente de ProGesFin, un fichier illisible ou qui n’est pas une base ProGesFin, et une sauvegarde chiffrée sans son fichier .security.json. Une empreinte absente est signalée, sans bloquer.

Conservez toujours une sauvegarde hors du poste. ProGesFin ne pouvant pas accéder à vos données, l’éditeur ne peut pas les récupérer à votre place.

16. Sécurité : chiffrement et verrouillage

Paramètres › Sécurité. Par défaut, la base est en clair : toute personne ayant accès au poste (ou au fichier) peut la lire. Le chiffrement au repos (SQLCipher, AES-256) la rend illisible sans votre mot de passe.

Activer le chiffrement :

Choisissez un mot de passe long (10 caractères au moins), saisi deux fois, et cochez la case de consentement : mot de passe perdu = données perdues.
ProGesFin fait une sauvegarde vérifiée en clair, chiffre la base, la contrôle, puis vous montre une seule fois la clé de récupération (8 groupes de 5 caractères). Enregistrer la feuille de récupération (PDF) ou recopiez-la, puis rangez-la hors du poste ; confirmez.
La sauvegarde en clair prise avant le chiffrement existe encore : mettez-la à l’abri ou supprimez-la une fois la base vérifiée.

Au quotidien :

Verrouiller (bouton de l’en-tête ou de l’onglet Sécurité) ferme la base ; la clé quitte la mémoire ; le mot de passe est redemandé. Le verrouillage automatique après inactivité se règle (jamais, 5, 15, 30 ou 60 minutes).
Mot de passe oublié : sur l’écran de déverrouillage, saisissez la clé de récupération et choisissez un nouveau mot de passe.
Changer le mot de passe (sans réécrire la base), Nouvelle clé de récupération (l’ancienne cesse immédiatement), Désactiver le chiffrement (après une sauvegarde chiffrée vérifiée). Après un changement de mot de passe ou de clé, ProGesFin rappelle que vos anciennes sauvegardes chiffrées gardent l’ancien.
Les sauvegardes d’une base chiffrée restent chiffrées ; les exports CSV et les PDF, eux, sont en clair.

17. Licence

Paramètres › Licence.

Essai : 30 jours à partir du premier lancement, toutes les fonctions, profil gestionnaire compris. Le badge de l’en-tête indique les jours restants.
Activer une licence : collez la clé reçue par courriel (DPF1.…) et cliquez Activer. La clé est vérifiée sur votre poste, sans connexion ; l’onglet affiche le titulaire, le palier, la date d’expiration et la fin des mises à jour incluses. Le profil gestionnaire demande une licence Pro ou Cabinet.
Fin de l’essai ou de l’abonnement : après un délai de grâce de 14 jours, ProGesFin passe en lecture seule — consultation, exports, sauvegardes et documents PDF restent possibles ; vos données ne sont jamais prises en otage. La langue, les mentions des documents, le format papier, le fuseau horaire et les images de l’organisation restent modifiables, et le chiffrement reste disponible ; les taux de change déjà saisis restent utilisés. Une licence rétablit l’écriture immédiatement.
Changer de poste : Désactiver sur ce poste (une confirmation est demandée), puis activez la clé sur le nouveau poste. Le nombre de postes simultanés dépend du palier. L’empreinte de ce poste (32 caractères) sert uniquement si vous demandez une licence liée à un poste.

18. Mises à jour

Paramètres › À propos › Rechercher les mises à jour. C’est la seule fonction réseau de ProGesFin, et elle ne se déclenche que sur votre demande (ou au démarrage, si vous cochez explicitement Vérifier automatiquement au démarrage). Une seule requête HTTPS est envoyée vers le manifeste de l’éditeur, sans version, sans identifiant, sans donnée.

Si une version est disponible, ses notes s’affichent ; Installer… puis Installer et relancer télécharge la mise à jour, vérifie sa signature avec la clé publique embarquée dans l’application, l’installe et relance ProGesFin. Sous Windows, l’installateur ferme l’application le temps de l’installation. En cas d’échec, la version en place reste intacte. La version qui redémarre inscrit « Mise à jour installée » au journal d’audit.

19. Journal d’audit

Paramètres › Journal d’audit garde la trace des événements sensibles : organisation et profil, licence, sauvegardes et restaurations, chiffrement, encaissements et contre-passations, imports et leurs annulations, documents générés, changements de propriétaire, arrêtés, mises à jour… Chaque événement se lit en une phrase (« Encaissement enregistré — 240 000 FCFA, reçu REC-2026-000001 »), avec ses détails traduits et l’heure de votre fuseau. Les filtres Entité, Du et Au restreignent la liste (100 événements par page) ; Exporter (CSV, en clair)… l’enregistre. Le journal ne s’efface pas et ne se modifie pas.

20. Une routine mensuelle

À l’ouverture, les loyers du mois sont émis. Vérifiez l’écran Échéances.
Au fil des paiements reçus, Enregistrer un encaissement, avec la référence de la transaction ; remettez le reçu PDF au locataire, puis la quittance quand le mois est soldé. En fin de journée, le point de caisse (tableau de bord, Jour) rapproche votre caisse.
Saisissez les dépenses au fur et à mesure (réglées ou à payer).
Après le délai contractuel, Appliquer les pénalités aux retardataires si votre bail le prévoit.
En fin de mois : Tableau de bord (recouvrement, retards, balance âgée), Sauvegarde vers un support externe.
En profil gestionnaire, à chaque reddition : compte rendu de gestion de chaque propriétaire, reversements, puis arrêté de la période.
En fin de trimestre ou d’exercice : Rapports et Export du journal (CSV) pour votre comptable.

21. Dépannage et questions fréquentes

L’application affiche « Lecture seule ». L’essai ou l’abonnement est terminé, ou la licence a été désactivée. Consultez Paramètres › Licence ; activez une clé pour rétablir l’écriture.

La question « Comment utilisez-vous ProGesFin ? » revient à chaque lancement. Vous avez choisi Plus tard. Choisissez votre profil et Enregistrer ce profil : elle ne reviendra plus. Le profil se change ensuite dans Paramètres › Profil.

Je ne trouve pas une unité dans le formulaire de bail. Seules les unités vacantes sont proposées : elle a peut-être un bail actif, ou elle est marquée Indisponible ou archivée (écran Biens).

Un bandeau annonce des biens « à restructurer ». Un bien loué a été transformé en ensemble d’une seule unité par une version antérieure. Voir les biens, puis Restructurer… pour en refaire un bien unique — ou ajoutez-lui une seconde unité. Rien n’est modifié sans vous.

Le loyer d’un mois ancien n’apparaît pas. Le suivi des loyers du bail commence à la date que vous avez fixée ; les mois antérieurs se reprennent par l’import de l’historique (ligne charge ou solde).

J’ai enregistré un mauvais montant. Contre-passez l’encaissement (motif obligatoire), puis enregistrez le bon. Rien n’est effacé ; l’original reste visible.

Un paiement ne correspond à aucune échéance. Enregistrez-le : l’excédent devient une avance locataire, affectée aux prochaines échéances.

J’ai importé le mauvais fichier. Import de données › Historique des imports : un lot de propriétaires, de biens ou de locataires s’annule tant que rien ne s’en sert. Un bail se retire par Annuler le bail ; l’historique et les dépenses se corrigent opération par opération.

L’import signale une erreur à la ligne 12. C’est la ligne 12 de votre tableur, en-tête compris. Corrigez-la dans le fichier et relancez, ou cochez Importer les lignes valides et laisser les erreurs de côté.

Je veux supprimer un bien. Un bien qui a un historique s’archive ; seule une fiche sans aucune opération se supprime définitivement.

Deux devises dans le tableau de bord. Chaque bien a sa devise ; le tableau de bord présente un bloc par devise et ne les additionne jamais implicitement. La carte Consolidé en … les convertit au taux que vous avez saisi dans Paramètres › Taux de change.

La date du jour n’est pas celle de mon ordinateur. ProGesFin suit le fuseau horaire de votre organisation (Paramètres › Organisation), pas celui de l’ordinateur.

L’application ne s’ouvre pas et affiche un écran d’erreur. La base n’a pas pu être ouverte (disque plein, fichier corrompu, sauvegarde chiffrée sans son fichier .security.json). Rien n’est modifié : suivez le message, ou restaurez une sauvegarde (chapitre 15).

22. Support

support@progesfin.app — en français ou en anglais. Joignez la version de ProGesFin (Paramètres › À propos), votre système et, si possible, une capture de l’écran concerné. Ne joignez jamais votre fichier de données ni votre mot de passe.